понедельник, 12 августа 2013 г.

[work.memories] Мой способ учета текущих дел

В октябре 2012 я написал пост о поиске инструмента для ведения списка текущих дел. В комментариях дали ссылки на три инструмента:

Попробовал только ToDoList. Понял, что он не для моего менталитета. Ну или же не для моего тогдашнего режима работы. Очень быстро список текущих задач в ToDoList стал настолько большим, что я уже не мог его просто так обозреть. А потом еще начали цвета задач меняться (кажется, чем меньше времени оставалось до окончания задачи, тем в более "тревожный" цвет она окрашивалась), причем красный цвет стал заметно преобладать. И это, с непривычки, сильно напрягало.

Однако, вскоре выяснилось, что многие задачи просто обречены на "протухание" и в этом нет ничего страшного. В ТОП-менеджмент тогда набрали слишком много новых людей, каждый из них генерировал какой-то свой поток активности в стиле "давай-давай, сегодня быстренько бежим сюда". Понятно, что прямо сегодня "туда" добежать не удавалось, поэтому появлялась задача о том, чтобы добежать "туда" к такой-то дате. Но очень скоро приходила новая вводная о том, что кроме "туда", нужно бы прямо сегодня добежать "сюда". А задача по добеганию "туда" не то, чтобы официально отменяется, просто об этом "на верху" уже не думают.

Вот и получалось, что реально актуальных задач, по которым нужно было либо предпринимать конкретные действия самому, либо же постоянно их контролировать, оказывалось не так уж и много. Обстоятельства, связанные с некоторыми из них, постоянно менялись. Так что сформулированная одним образом задача в процессе своего исполнения либо несколько раз меняла формулировки, либо же уточнялась некоторыми деталями, которые нужно было фиксировать.

Искать способ поддерживать все это в ToDoList или в каком-то другом инструменте я не стал. А выработал свой, очень простой подход к контролю за своими действиями.

Суть способа состояла в том, чтобы разделить дела на самые важные/неотложные и все остальные. Для всех остальных я просто назначал даты контроля в Google Calendar. Например, "Узнать статус такой-то задачи у такого-то сотрудника" +, если нужно, некоторые пояснения, чего именно я жду и/или что нужно будет делать затем. В нужный момент на почту приходило уведомление и я смотрел, что можно сделать с этой памяткой. Либо пойти и проконтролировать. Либо отложить на какое-то время (если я знаю о ее текущем статусе). Либо просто забыть о ней, как об очередной "протухшей" из-за изменившихся обстоятельств.

Самые же важные задачи, которые нужно было делать именно мне, да еще в настоящий момент, я записывал на обычных листах писчей бумаги формата A4. Например, "Решить вопрос с зарплатой такого-то" или "Подготовить объяснения по инциденту такому-то". Причем, записывая дела, я старался оставлять достаточно пустого места между ними, чтобы туда можно было вписать еще две-три строки с пояснениями, заметками или дополнительной информацией. Когда задача завершалась, я просто зачеркивал ее на листочке. Если текущий листок заканчивался, я брал еще один.

Обычно все мои текущие самые важные задачи умещались на двух страницах формата A4. Иногда на трех. Обычно это происходило когда на каждом из листов оказывалось по 2-3 зачеркнутых задачи. В этом случае, чтобы не путаться в заметках, я переписывал список на новых страницах (обычно не весь, а только "выжившие" задачи с самых "старых" страничек). В итоге, у меня опять оказывалось 1-2 страницы, практически полностью заполненные только актуальными задачами. Понимаю, что для пользователей ноутбуков, планшетов и смартфонов это ручное переписывание выглядит совершенно нетехнологично. Однако для меня это работало. Либо я просто лучше запоминаю информацию визуально, либо же за счет регулярного повторения посредством переписывания. В любом случае, когда я стал поступать именно так, я стал лучше помнить, на чем мне нужно сосредотачиваться прежде всего (а имея под своим началом такое непростое хозяйство, как тогдашний гомельский филиал Интервэйла, это было не просто).

Зафиксированный на бумаге список дел я постоянно держал перед глазами на своем рабочем столе. Для этого я помещал его между краем стола и ноутбуком. Таким образом он оказывался у меня между рук и стоило мне опустить глаза от экрана на стол, я сразу видел список своих задач с различными пометками и пояснениями.

Вот такой вот примитивный, но очень эффективный, как оказалось, способ. Для меня он реально работал. А все остальное, что я упоминал в списке желаемых возможностей в прошлом октябре -- вроде диаграмм Гантта, иерархическая детализация и провязывание зависимостей и пр. -- оказалось либо совершенно не нужным, либо совершенно не работоспособным.

Отправить комментарий